Als een naaste uit uw familie- of vriendenkring in HagaZiekenhuis Zoetermeer is overleden, komt tijdens deze emotionele en verdrietige tijd veel op u af. Het is dan moeilijk om u ook nog eens op alle formele zaken te richten, die geregeld moeten worden. Om u daarbij te helpen, hebben we in deze brochure enkele formaliteiten beschreven die in de eerste fase na het overlijden van belang zijn. Ook laten we zien welke zorghandelingen door het ziekenhuis worden verricht en waarom die handelingen aan u in rekening worden gebracht.

U moet een uitvaart of crematie regelen. Er komt veel op u af. Waar moeten beslissingen over genomen worden, wat kunt u zelf doen?

• De behandelend arts informeert de huisarts bij een overlijden. De behandelend arts stelt de verklaring van overlijden op.
• Informeer uw omgeving, licht familie en vrienden in over het overlijden.
• Wanneer er een verzekeringspolis overlijden aanwezig is, meld het overlijden zo snel mogelijk bij de uitvaartverzorger. Er wordt met u een persoonlijke afspraak gemaakt aan huis om met u te bespreken wat uw wensen rond de uitvaart zijn. Zij zullen u verder begeleiden in het maken van uw keuzes m.b.t. de uitvaart. Hierbij moet u denken aan: kist, verzorging, locatie voor de opbaring en uitvaart, bloemen, rouwkaartkaarten en ander drukwerk, rouwauto of ander vervoer, muziek en beeld, de afscheidsbijeenkomst en de toespraken.
• Er wordt met u een tijd afgesproken wanneer de overledene wordt opgehaald. In het ziekenhuis zal de arts en verpleegkundige dit voor u regelen met het CMO (Cura Mortu Orum Mortuariabeheer B.V.) vanuit in het ziekenhuis.
• Om u voor te bereiden op het gesprek met de uitvaartverzorger kunt u alvast nadenken over: uitvaartwensen, donorcodicil/donorregister registratie, verzorging en opbaring, namen en adressen verzamelen (aantal rouwkaarten), identiteitspapieren en evt. trouwboekje voor aangifte overlijden.
• Bij overlijden moet er aangifte worden gedaan bij de Burgerlijke Stand in de gemeenten van overlijden. Dit doet de uitvaartverzorger. Er wordt dan een akte van overlijden opgemaakt. Een uittreksel van deze akte is nodig om allerlei formele zaken te kunnen regelen. Bijvoorbeeld bij de bank of verzekeringsmaatschappij.

Het verdient aanbeveling (uiteraard voor zover u dat wenst) zo spoedig mogelijk een uitvaartverzorger en/of een uitvaarorganisatie in te schakelen. Deze kan veel van de te verrichten handelingen en formaliteiten van u overnemen.

De uitvaartverzorger kan zorg dragen voor:

• Het afhalen van de overlijdensdocumenten bij het mortuarium.
• Het vervullen van de vereiste formaliteiten bij de ambtenaar van de Burgerlijke Stand in de gemeente waar het overlijden heeft plaatsgevonden.

Mocht u deze formaliteiten zelf willen afhandelen, houdt dan rekening met het volgende:

• De overlijdenspapieren kunnen na telefonisch overleg met de mortuariumbeheerder worden opgehaald. De mortuariumbeheerder kunt u laten oproepen via de centrale van het ziekenhuis (telefoonnummer: 079 – 346 2626).
• De overlijdenspapieren dient u te bezorgen bij de ambtenaar van de Burgerlijke Stand van de gemeente waar het overlijden heeft plaatsgevonden.
• Bij het bezoek aan de ambtenaar van de Burgerlijke Stand moet u, indien van toepassing, het trouwboekje van de overledene meenemen.
• Ook geeft u bij de ambtenaar aan hoeveel uittreksels van de overlijdensakte u wilt ontvangen. Deze heeft u onder andere nodig voor het afwikkelen van de formaliteiten rond bankzaken, zorgverzekering, pensioenverzekeringen, huur of hypotheek, enz.

De verzorging en het beheer van het mortuarium zijn door het ziekenhuis opgedragen aan een gespecialiseerde mortuariumbeheerder - Cura Mortu Orum Mortuariabeheer B.V.

De mortuariumbeheerder neemt gedurende 24 uur per dag voor ons ziekenhuis de verzorging van de overledene op zich en handelt op een correcte manier de voor het mortuarium noodzakelijke administratieve zaken af. Voor de verdere zorg voor de overledene, het eventuele transport naar elders en het regelen van de uitvaart, dient u zelf een uitvaartverzorger/ondernemer in te schakelen.

Indien een patiënt in het ziekenhuis komt te overlijden, wordt hij/zij respectvol naar het mortuarium overgebracht waar de verzorging van de overledene plaatsvindt. Deze werkzaamheden worden uitgevoerd door een gespecialiseerde mortuariumbeheerder, die door het ziekenhuis hiervoor is aangewezen.

Wanneer u dit wenst kunt u na overleg zelf aanwezig zijn bij deze verzorging. Wanneer u niet wenst dat de overledene wordt verzorgd (bijvoorbeeld vanwege religieuze of andere redenen) dient u dit direct na het overlijden mee te delen aan de verpleegkundige. U dient aan de uitvaartverzorger opdracht te geven om de overledene zo spoedig mogelijk (binnen drie uur na overlijden) over te brengen naar de plaats van opbaring. Indien deze opdracht niet door u wordt gegeven (of niet wordt uitgevoerd) zal het ziekenhuis om redenen van piëteit en hygiëne alsnog aan de mortuariumbeheerder verzoeken om de verzorging te verrichten. Ook zal dan begonnen worden met het koelen van de overledene. Het is belangrijk (uiteraard wanneer u dit wenst) dat u de kleding waarin de overledene gekleed moet worden in het ziekenhuis achterlaat of nabrengt, zodat de mortuariumbeheerder de verzorging compleet kan uitvoeren.

Elke overledene wordt voor kortere of langere tijd opgebaard in het mortuarium van het ziekenhuis. Met de door u ingeschakelde uitvaartverzorger kunt u bespreken of de overledene in het mortuarium van het ziekenhuis blijft, of dat u er de voorkeur aan geeft de overledene elders op te baren. De bezoektijden van het mortuarium zijn uitsluitend volgens afspraak. Deze afspraken worden veelal door de uitvaartverzorger met de mortuariumbeheerder gemaakt.

De medewerkers van het mortuarium willen zoveel mogelijk rekening houden met de persoonlijke wensen van de nabestaanden.

Indien er persoonlijke wensen zijn met betrekking tot make-up, kleding, sieraden e.d. kunt u deze kenbaar maken aan de verpleegkundige. Deze zal uw wensen overbrengen aan de mortuariumbeheerder.

Persoonlijke bezittingen

De persoonlijke bezittingen van de overledene worden op de betrokken verpleegafdeling of Intensive Care bewaard. Om misverstanden of zoekraken te voorkomen, is het verstandig deze bezittingen zo spoedig mogelijk op te (laten) halen. U zult worden gevraagd een formulier te ondertekenen als bewijs van ontvangst. Persoonlijke bezittingen die met de overledene meegaan naar het mortuarium vallen niet onder verantwoording van de mortuariumbeheerder.

Rituele bewassing kan plaatsvinden in overleg met de mortuariumbeheerder, mits hiervoor in het mortuarium voldoende ruimte beschikbaar is. De kosten voor het ter beschikking stellen van de speciale wasruimte worden door de mortuariumbeheerder in rekening gebracht.

Wanneer u als nabestaande de formaliteiten in het ziekenhuis hebt afgerond, zult u een uitvaartverzorger willen waarschuwen. In de persoonlijke papieren van de overledene kan een verzekeringspolis aanwezig zijn. Is een dergelijke polis aanwezig, dan kunt u contact opnemen met de betreffende uitvaartverzekeraar of –verzorger. Met hem/haar kunt u de wensen bespreken voor de uitvaart. Mogelijk dat de overledene tijdens zijn/haar leven wensen met betrekking tot de uitvaart met u als nabestaande heeft besproken.

In alle andere gevallen bent u vrij in het maken van een keuze. U wordt verzocht om bij het maken van deze keuze van een uitvaartverzorger, geen vragen hierover te stellen aan de verpleegkundige of de mortuariumbeheerder en/of medewerk(st)er. Zij dienen zich ten opzichte van uitvaartverzorgers strikt neutraal op te stellen.

De kosten van het gebruik van het mortuarium en de verzorging worden (zo mogelijk via de door u ingeschakelde uitvaartverzorger) door de mortuariumbeheerder aan de nabestaanden in rekening gebracht, tegen de daarvoor geldende tarieven. Tot drie uur na overlijden zullen geen kosten in rekening worden gebracht. Na de termijn van drie uur geldt een vast tarief (dit tarief is bekend bij de door u ingeschakelde uitvaartverzorger). Wanneer nog obductie moet worden verricht, worden tot het moment dat die heeft plaats gevonden, behoudens de kosten van de verzorging, geen aanvullende kosten in rekening gebracht. De obductie wordt uitgevoerd in een van de samenwerkende ziekenhuizen met de daarvoor beschikbare faciliteiten van de Reinier Haga Groep, kosten van vervoer worden wel in rekening gebracht. Eventueel mortuariumbezoek wordt apart in rekening gebracht, evenals het gebruik van de koeling/het opbaren in het mortuarium na een termijn van drie uur na overlijden.

Deze kostenberekening geschiedt zonder tussenkomst, maar met medeweten van het ziekenhuis. Voor de goede orde wijzen wij u erop dat de kosten van de verzorging en de kosten verbonden aan het gebruik van het mortuarium géén onderdeel zijn van het tarief van het ziekenhuis en evenmin zijn opgenomen in de ziektekostenverzekering en derhalve apart betaald moeten worden. Kosten worden jaarlijks aangepast, laat u zich daarom goed informeren zodat u niet voor verrassingen komt te staan. 

Als het nodig is dat ook andere lichaamsdelen of organen worden onderzocht, moet de arts dat vermelden op het toestemmingsformulier. De nabestaanden kunnen bezwaar maken tegen een volledige obductie en een minder uitgebreide obductie vragen. In die gevallen waarin geen toestemming nodig is, legt de arts uit waarom dat zo is. Er is eventueel een folder beschikbaar.

Een overledene kan alleen ter beschikking van de wetenschap worden gesteld, wanneer er een wilsbeschikking/bevestiging van een universiteit kan worden overlegd. Wie z’n lichaam schenkt aan de wetenschap, schenkt zijn hele lichaam na overlijden aan het anatomisch instituut van een universiteit. Het lichaam wordt niet meer teruggegeven aan de nabestaanden. Er is dan ook geen begrafenis of crematie. Tijdens het leven moet een persoon zich hebben aangemeld bij een universiteit. Als iemand als donor geregistreerd staat, dan krijgt orgaandonatie altijd voorrang. Soms is beide mogelijk. Voor informatie over de combinatie van orgaan- en of weefseldonatie en ter beschikking stellen aan de wetenschap bij andere anatomisch instituten raden we aan met hen zelf contact op te nemen; via de website: http://lichaamsdonatie.info vindt u alle informatie welke nodig is voor contact met het anatomisch instituut van de betreffende universiteit. Wanneer u uw lichaam ter beschikking wilt stellen van de wetenschap is het volgens de wet noodzakelijk om een eigenhandig geschreven wilsbeschikking op te stellen.

Wanneer iemand is overleden, wordt het lichaam doorgaans door de behandelend arts geschouwd. De arts mag alleen een verklaring van overlijden afgeven als hij ervan overtuigd is dat de patiënt door een natuurlijke oorzaak is overleden, bijvoorbeeld ongeval of misdrijf. Bij twijfel moet hij de gemeentelijke lijkschouwer (schouwarts) inschakelen. Bij minderjarigen moet er altijd overleg plaatsvinden. Als ook de gemeentelijk lijkschouwer geen overtuiging van natuurlijk overlijden heeft, brengt die verslag uit aan de officier van justitie.

De officier van justitie kan besluiten om een onderzoek in te stellen naar de toedracht van het overlijden wanneer het overlijden mogelijk verband houdt met een strafbaar feit. Als de patiënt is overleden door een onvoorziene of onverwachte gebeurtenis in de zorg, dan spreken we over een calamiteit. Deze moet worden gemeld bij de IGJ (Inspectie Gezondheidszorg en jeugd) via het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport).

U kunt bij Landelijk Steunpunt Verlies (LSV) terecht als u informatie zoekt over verlies en rouw, of als u opzoek bent naar rouwbegeleiding: https://www.steunbijverlies.nl/index.php/rouwbegeleiding

Het LSV is bereikbaar via telefoonnummer: 033 461 68 96 of via de mail: info@steunbijverlies.nl